생산성을 2배 올려주는 회의록 작성법과 양식공유

미팅이나 회의는 업무를 위해 필히 거쳐야 하는 과정이지만 잘 기록되어 있지 않으면 일을 두 번 해야 한다. 회의록을 잘 기록해놓으면 그 과정에서 업무 처리 속도도 빨리 올라가고, 향후 갑자기 예전 회의록을 찾아봐야 할 일이 있을 때 참고할 좋은 자료가 된다. 제대로 된 회의록 작성 노하우를 알아보자.

 

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준비 - 소통 채널 구성

 

바로 워드프로그램이나 메모장에 기록한다면 당신은 하수다. 가장 처음 해야 할 일은 팀 내에 공통으로 공유하는 드라이브를 개설하는 것이다. 구글 드라이브, 드롭박스, 원드라이브 등 회의 참석자들의 사용 비중이 가장 많은 드라이브를 골라 드라이브를 통해 공유하겠다고 알린다. 클라우드 서비스를 쓰는 이유는 한 프로젝트에 대해서 보통 몇 차례의 회의가 발생하는데 지난 회의록을 미리 봐야 하는데 일일이 종종 생기며, 스마트폰, 노트북, 태블릿 등 각자 보는 매체가 다양함으로 쉽게 공유할 수 있는 장점이 있기 때문이다.

 

 

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회의록 기본구성

 

아주 기본적인 사항이지만, 사회초년생이거나 회의록을 작성해본 적이 없는 사람은 회의록에 들어가야 할 기초적인 정보를 빼먹는 경우가 많다.  진행하는 프로젝트나 업무에 따라 조금씩 달라질 수 있겠지만 회의록은 회의에 대한 기록이다. 언젠가 살펴봐야 할 정확한 기록이다. 고로 시간이 한참 지난 뒤에 봐도 알 수 있어야 한다.

 

회의 기본 정보	프로젝트명(회의명), 회차, 회의 날짜, 장소, 시간,  참석자, 작성자
회의 내용	회의 안건 3가지, 회의내용 요약
회의 결과	결정되어 실행 사항 실행할 담당자

 

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회의록 작성 - 10년 뒤, 중학생이 봐도 알 만한 내용

 

 

많은 회의를 하다 보면 작년 자료나 비슷한 사항에 대해 다른 회의에서 했던 내용들이 기억날 때가 있다. 그럴 때면 가서 찾아봐야 하는데 회의록을 주관적으로 작성하거나 모르는 내용들에 대한 정보가 없으면 제삼자가 읽을 때 헷갈리는 점이 많다. 그래서 원칙은 10년 뒤에 나 혹은 타인이 봐도 이해되는 회의록, 중학생이 봐도 알 수 있는 짧은 문장으로 구성해야 한다.

 

 

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회의 시작 전 - 직전 회의록 공유, 회의 안건 사전 공유

 

 

당연하지만 많이 안 하는 것이 사전 공유이다. 회의 전 최소한 24시간 전에 내일 회의에 대한 공유를 해줘야 한다. 공유할 때 친구한테 카톡 메시지 쓰듯이 내일 회의 아시죠? 따위의 멍청한 실수를 안 하길 바란다. 회의 시작 전 공유해야 할 내용은 다음과 같다.

 

• 내일 회의 시간, 장소 재공지
• 지난번 회의록 공유
• 내일 회의 안건 3가지 공유  

많은 초년생들이 실수하는 것이고, 어느 정도 경험이 있다고 하는 사람들도 자주 실수하는 것 중 하나가 바라 회의록 공유와 안건 공유이다. 내일 있을 회의나 미팅을 위해 미리 안건을 공유하는 것은 상대와 나에게 생각할 시간을 주는 것이고 그러면 회의 진행도 더 빠르고 아이디어도 더 잘 나온다. 

 

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회의 시작하기 - 시작과 끝 정확히 기록하기

 

중요하다면 사전에 동의를 구하고 녹음을 꼭 하길 바란다. 왜 녹음을 하냐면 첨부하기 위해서다. 회의록은 회의 당시만 쓰는 것이 가장 좋다. 할 일이 많은데 회의가 끝나고 다시 수정 및 정리하는 것은 비효율적이다. 그래서 회의록은 짧고 간결한 문장으로 ~하기로 함. ~때문에 안됨. 등 정보를 최소화하는 비문 형태이다.

 

그런데 혹시 회의 내용을 꼼꼼히 알고 싶어 하는 경우가 생길 수 있다. 그러면 작성을 꼼꼼하게 하면 될까? 아니다. 그럴 때는 녹음파일을 첨부하여 상세 내용은 녹음파일을 청취할 것으로 첨부하면 된다. 그러면 회의록을 작성할 때도 중요하지 않은 내용은 스킵할 수 있어 편리하다.

 

그리고 회의록에 절대 빠져선 안 되는 내용은 안건과 결과이다. '어떤 내용 때문에 모여서 회의를 했고,  그 결과 000가 어떤 일을 맡아서 하기로 했다.'가 분명하게 나와있어야 한다. 그래서 회의록 페이지는 2페이지로 구성된다.

 

 

1 페이지 - 회의록 기본정보 / 회의 안건 / 회의 결과

2 페이지 - 회의 세부내용

 

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회의 막바지 - 다음을 회의 준비하기

 

회의가 끝나갈 무렵 반드시 확인해야 할 것은 다음과 같다. 끝났구나 하면 슬슬 농담을 던지거나 집중력이 약해지는 사람들이 생기는데 회의를 마무리하기 전 반드시 아래 사항을 결정하고 마쳐야 한다. 안 그러면 회의를 마친 뒤 일일이 연락하고 다시 스케줄을 잡는 당신을 발견하게 될 것이다. 

 

• 오늘 회의로 인해 발생한 업무 분장 (담당자 및 역할 배분)
• 다음 회의 날짜 및 장소
• 다음 회의 안건 1~3가지 결정

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사실 회의록만큼 작성하기 귀찮은 것도 없지만, 회의록 만큼 작성하기 쉬운 것도 없다. 혹시 위 설명으로 부족한 사람들을 위해 나만의 회의록 양식을 공유한다. 태블릿에 저장하여 사용하는 사람들을 위해 a3사이즈로 만들었다. 자신의 입맛에 맞게 잘 수정하여 사용하시길 바란다.

 

 

양식_ 회의록_A3_세로.hwp

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양식_ 회의록_A3_세로_1P.pdf

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양식_ 회의록_A3_가로.hwp

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이런 양식보다 더 예쁜 양식을 원한다면? https://coupa.ng/bDO88e

 

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